Privacymededeling voor medewerkers wereldwijd

Deze privacymededeling voor medewerkers wereldwijd ('Privacymededeling voor medewerkes' of 'Mededeling') is wereldwijd van toepassing in de Ecolab-onderneming op alle werknemers en onafhankelijke contractanten. In deze mededeling wordt beschreven welke persoonlijke informatie Ecolab kan verzamelen tijdens uw arbeidsrelatie met Ecolab, hoe Ecolab deze informatie gebruikt en beschermt en met wie wij deze kunnen delen.

Met deze privacymededeling voor medewerkers wordt beoogd een uniforme standaard in te stellen voor elke Ecolab-entiteit wat betreft de bescherming hierdoor van persoonlijke informatie van medewerkers. Ecolab erkent dat bepaalde wetten vereisten kunnen opleggen bovenop die welke beschreven zijn in deze privacymededeling voor medewerkers. Deze mededeling is dan ook een aanvulling op het openbare privacybeleid. Bovendien hebben alle lokale mededelingen of privacygerelateerde bekendmakingen die specifiek zijn voor uw land van verblijf voorrang op deze privacymededeling voor medewerkers, voor zover er sprake is van een conflict.

Persoonlijke informatie (ook wel bekend als persoonlijk identificeerbare informatie of persoonlijke gegevens) is informatie die gebruikt kan worden om u of een andere persoon op wie de informatie betrekking kan hebben, te identificeren. Bepaalde informatie is vereist om de arbeidsrelatie tot stand te brengen, terwijl andere informatie wordt verzameld gedurende de duur van uw dienstverband. Ecolab verzamelt informatie in overeenstemming met wat is toegestaan door de wet in het land waar u woont. Bepaalde informatie, zoals geslacht, ras en religie, mag alleen worden verzameld als dit wettelijk is toegestaan in uw rechtsgebied.

De persoonlijke gegevens die wij verzamelen in verband met uw dienstverband kunnen het volgende omvatten:

• naam en contactgegevens, inclusief contactgegevens voor noodgevallen (bijvoorbeeld adres, telefoonnummer, e-mailadres, faxnummer);
• personeelsgegevens (bijvoorbeeld geboortedatum, burgerlijke staat, geboorteplaats, nationaliteit, verblijfplaats, burgerschap, werkvergunningstatus, militaire status, nationaliteit, voorkeurstaal);
• betalingsgegevens (bijvoorbeeld persoonlijke bankrekeninggegevens, belastinggerelateerde formulieren en informatie, Ecolab-bedrijfskaartnummer);
• identificatiegegevens (bijvoorbeeld BSN of ander nationaal identificatienummer, paspoortnummer, rijbewijsnummer, kentekennummer);
• accountgegevens (bijvoorbeeld inloggegevens voor het Ecolab Job Portal of andere portals voor medewerkers);
• Dienstverbandgegevens (bijvoorbeeld data van het dienstverband, salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden, vakbondslidmaatschap, pensioen, verzekeringen, begunstigden, werkbeperkingen en -voorzieningen, oplossingen voor klachten, prestaties);
• Functiegegevens (bijvoorbeeld Ecolab-identificatienummer, functietitel, afdeling/bedrijfseenheid, supervisor, locatie, computer- en faciliteitentoegang);
• Opleiding en training (bijvoorbeeld opleidingsniveau, vakgebied en instelling, competentiebeoordelingen, beroepslicenties en certificeringen, of trainingscursussen)
• werkverleden (bijvoorbeeld eerdere werkgevers of eerdere functies; aanbevelingsbrieven);
• aanwezigheidsinformatie (bijvoorbeeld betaald verlof ('PTO') en verzoeken om PTO, en alle andere verzoeken om verlof);
• communicatiegegevens (bijvoorbeeld voicemails, e-mails, correspondentie, documenten en andere werkproducten en communicatie die zijn gemaakt, opgeslagen of verzonden met behulp van onze netwerken, toepassingen, apparaten, computers of communicatieapparatuur; enquêtegegevens);
• informatie verzameld tijdens de wervings- en ontslagprocedures (bijvoorbeeld informatie van sollicitatiegesprek, cv of curriculum vitae, sollicitatiebrieven, referenties, referentiebrieven, achtergrond- en kredietcontroles, transcripties, interacties voorafgaand aan de aanstelling, referentiebrieven, aanbiedingsbrieven en acceptatiedata van de aanstelling, begin- en einddata, datum van ontslag en redenen);
• Beoordeling van en monitoringinformatie over de blootstelling aan industriële hygiëne
• Andere informatie verstrekt in formulieren zoals vereist voor secundaire arbeidsvoorwaarden, salarisadministratie of personeelszaken, in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving
• afbeelding- en gelijkenisgegevens, indien toegestaan ​​door de wet en/of na een daaropvolgende kennisgeving indien vereist door de wet (bijvoorbeeld een identificatiefoto, CCTV-beelden, andere afbeeldingen of foto's en tijden en locaties van het gebruik van de sleutelkaart);
• technologische informatie en informatie die wordt uiteengezet via de cookieverklaring van Ecolab, bij het bezoeken van bepaalde sites van Ecolab, waar toegestaan ​​door de lokale wetgeving, inclusief waar een werknemer zich kan afmelden voor dergelijke informatieverzameling (bijvoorbeeld browsen, online of ander gebruik van informatie van bedrijfsapparaten of op bedrijfsnetwerken, IP-adressen van werkapparaten, gebruikers-id, wachtwoord en alle andere inloggegevens die worden gebruikt om toegang te krijgen tot systemen, applicaties, apparaten, computers of communicatieapparatuur van Ecolab);
• unieke persoonlijke identificatiegegevens die zijn gekoppeld aan bepaalde trackingtechnologieën voor websites, zoals beschreven in de cookieverklaring van Ecolab, en waarvoor u zich kunt afmelden in overeenstemming met die cookieverklaring (bijvoorbeeld apparaat-id; cookies, beacons, pixeltags, mobiele advertentie-id's of andere vergelijkbare technologie; of andere vormen van permanente identificatiegegevens). Houd er rekening mee dat deze privacyverklaring voor medewerkers van toepassing is op alle medewerkersactiviteiten, maar dat de toepasselijkheid van cookies en de bijbehorende cookieverklaring kan variëren als u zich op bepaalde websites buiten www.ecolab.com bevindt.
• Andere informatie die kan worden uitgewisseld in het kader van de arbeidsrelatie met Ecolab.

Sommige persoonlijke gegevens, zoals biometrische gegevens, precieze locatiegegevens, geslacht, ras, religieuze en gezondheidsgegevens, maar ook communicatie waarvan wij niet de beoogde ontvanger zijn, worden beschouwd als gevoelige persoonlijke gegevens onder bepaalde regelgeving inzake gegevensbescherming. Wij verzamelen niet in alle rechtsgebieden waarin wij actief zijn gevoelige persoonlijke informatie. Indien wettelijk vereist, wordt uw uitdrukkelijke toestemming verkregen voor het verzamelen, verwerken of overdragen van dergelijke gevoelige persoonlijke gegevens. Er zullen passende beveiligings- en beschermingsmaatregelen worden genomen die in overeenstemming zijn met de aard en risico's die aan de gegevens- en verwerkingsactiviteiten zijn verbonden.

Wanneer u persoonlijke gegevens aan Ecolab verstrekt zoals beschreven in deze privacymedeling voor medewerkers, worden die persoonlijke gegevens doorgaans rechtstreeks bij u verzameld. U weet dan precies welke persoonlijke gegevens wij verzamelen.

In bepaalde, beperkte omstandigheden kunnen externe dienstverleners ook gegevens verzamelen namens Ecolab (bijvoorbeeld voor antecedentenonderzoeken, screening, enz.), maar een dergelijke verzameling van uw gegevens zal altijd plaatsvinden binnen de context van uw dienstverband en wij zullen u informeren dat een derde partij uw gegevens verzamelt op het moment van verzameling.

Tot slot, bepaalde gegevens kunnen worden verzameld van klanten, medewerkers of anderen met wie u in contact komt tijdens uw dienstverband bij Ecolab (bijvoorbeeld klantenenquêtes voor prestatiebeoordelingen en soortgelijke doeleinden).

Ecolab gebruikt de hierboven beschreven categorieën persoonsgegevens op verschillende manieren, conform de voorwaarden van deze privacymedeling voor medewerkers. Tenzij specifiek anders vermeld, kan de bovenstaande informatie worden gebruikt voor een van de doeleinden hieronder. Deze doeleinden zijn niet allesomvattend en het is mogelijk dat u later bericht ontvangt over aanvullende doeleinden voor andere, specifieke soorten verwerking. Ecolab kan uw persoonlijke gegevens gebruiken om:

• te bepalen of u in aanmerking komt voor een baan, inclusief verificatie van referenties en kwalificaties;
• uw salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden te beheren; • uw kwalificaties voor een bepaalde baan of taak te beoordelen;
• communicatie en netwerken tussen werknemers mogelijk te maken;
• te voldoen aan de toepasselijke arbeids- of dienstverbandstatuten;
• contact met u op te nemen over andere wervingskansen;
• algemene informatie over Ecolab te verstrekken;
• te reageren op uw vragen en verzoeken;
• werkgerelateerde claims te verwerken (bijvoorbeeld claims voor werknemerscompensatie en verzekeringen);
• training- of andere ontwikkelingsvereisten te verzorgen;
• prestatiebeoordelingen en disciplinaire maatregelen uit te voeren;
• in geval van calamiteiten contact te leggen;
• te voldoen aan wettelijke verplichtingen, waaronder gezondheids- en veiligheidseisen, en aan verzoeken om informatie van overheidsinstanties en veiligheidsonderzoeken, of om een juridische claim te doen gelden of te verdedigen;
• personeelsgidsen samen te stellen;
• te zorgen voor de veiligheid van bedrijfsinformatie;
• personeelsmiddelen, financiële planning, naleving van bedrijfsvoorschriften, interne audits en andere administratie te beheren;
• onze applicaties, software en elektronische systemen te beheren;
• de tevredenheid en prestaties van medewerkers te verbeteren;
• mogelijk frauduleuze, verboden of illegale activiteiten te voorkomen;
• in het algemeen alle aspecten van de arbeidsrelatie te beheren, met inbegrip van maar uitsluitend het aangaan, onderhouden en beëindigen van arbeidsrelaties, algemene bedrijfsvoering en voor administratieve, financiële en personeelsdienst gerelateerde doeleinden;
• voor andere doeleinden die noodzakelijk en redelijkerwijs vereist zijn voor Ecolab, waarover u later bericht ontvangt als dit een materiële afwijking is van de bovengenoemde doeleinden.

In landen waar dit van toepassing is, wordt de informatie die u verstrekt in het gedeelte over gelijke kansen van een sollicitatie uitsluitend gebruikt voor het monitoren van gelijke kansen binnen de wereldwijde onderneming Ecolab. Ecolab gebruikt deze informatie niet voor marketingdoeleinden.

Ecolab kan soortgelijke of gerelateerde informatie verzamelen of persoonlijke informatie gebruiken voor een vergelijkbaar of gerelateerd doel, in overeenstemming met de wet- en regelgeving van een bepaald rechtsgebied. Waar nodig wordt een verdere verzameling voorafgaand medegedeeld. Afhankelijk van uw rechtsgebied heeft u mogelijk rechten zoals verwijdering, correctie of beperking van het gebruik. Dergelijke rechten van betrokkenen en de rechtsgebieden waar deze van toepassing zijn, worden hieronder beschreven of in de rechtsgebied-specifieke mededelingen.

Bepaalde verzamelde gegevens zijn noodzakelijk om de arbeidsrelatie tot stand te brengen en te onderhouden. Als u ervoor kiest om de vereiste gegevens niet te verstrekken, kunnen wij mogelijk geen arbeidsovereenkomst met u aangaan of voortzetten, of u niet alle arbeidsvoorwaarden bieden die anders voor u beschikbaar zouden zijn. U kunt op elk gewenst moment navragen of bepaalde gegevens verplicht of optioneel zijn en begrijpen welke gevolgen het verwijderen van bepaalde gegevens voor u kan hebben.

We kunnen elk van de beschreven categorieën persoonlijke informatie verstrekken aan werknemers, consultants, gelieerde ondernemingen of andere bedrijven of personen van Ecolab met als doel dergelijke informatie namens ons te verwerken om de arbeidsrelatie met u tot stand te brengen, te beheren of te beëindigen. In dergelijke gevallen eisen wij dat deze partijen akkoord gaan met het beschermen van de vertrouwelijkheid van dergelijke informatie, in overeenstemming met de voorwaarden van deze privacymededeling voor medewerkers, evenals de openbare privacymededeling van Ecolab en eventuele interne normen voor naleving van de privacy, en de wetten en voorschriften van het rechtsgebied waarin u woont.

Partijen die uw gegevens ontvangen, kunnen zijn:

• onze dochterondernemingen en gerelateerde bedrijven;
• zakenpartners, contractanten en kanaalpartners die niet worden beschouwd als aangesloten bedrijven;
• externe leveranciers of dienstverleners die cruciale diensten leveren en noodzakelijk zijn om uw dienstverband of sollicitatie te ondersteunen en/of u bepaalde arbeidsgerelateerde diensten te bieden (inclusief voor de doeleinden die in de voorgaande sectie zijn beschreven);
• externe partijen die professioneel advies kunnen geven (bijvoorbeeld advocaten, bankiers, accountants);
• overheidsinstanties of andere partijen in reactie op juridische procedures of andere verzoeken, voor zover wettelijk toegestaan;
• andere personen of derden met wie u ons heeft verzocht gegevens te delen.

Behalve zoals hierboven beschreven, delen we niet uw persoonlijke gegevens met andere externe bedrijven voor hun commerciële of marketinggebruik zonder uw toestemming tenzij als onderdeel van een specifiek programma of voorziening waarvoor u zich kunt u aan- en afmelden.

Daarnaast kunnen wij persoonlijke gegevens vrijgeven: (i) voor zover wij te goeder trouw van mening zijn dat een dergelijke actie noodzakelijk is om te voldoen aan de toepasselijke wetgeving; (ii) om onze rechten af ​​te dwingen en/of claims in te dienen of te verdedigen met betrekking tot uw dienstverband bij Ecolab, onszelf te beschermen tegen aansprakelijkheid, onszelf te verdedigen tegen claims, de rechten, eigendommen en persoonlijke veiligheid van een persoon te beschermen of het algemeen welzijn te beschermen; (iii) wanneer openbaarmaking vereist is om de veiligheid van andere personen te beschermen, in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving; (iv) om te reageren op een gerechtelijk bevel, dagvaarding, huiszoekingsbevel of ander juridisch proces, voor zover toegestaan ​​en beperkt door de wet; (v) in het geval dat wij een bedrijfsovergang doormaken, zoals een fusie, desinvestering, overname, liquidatie of verkoop van al onze activa of een deel daarvan; of (vi) voor een aanvullend doel dat rechtstreeks verband houdt met het oorspronkelijke doel waarvoor de persoonlijke gegevens zijn verzameld.

Ecolab bewaart uw persoonlijke gegevens alleen zo lang als nodig is voor de doeleinden die in deze privacymededeling voor medewerkers worden uiteengezet. Dit is doorgaans de duur van uw dienstverband, plus ten minste nog een jaar na beëindiging van de arbeidsrelatie.

In bepaalde rechtsgebieden kan de bewaartermijn van uw persoonlijke gegevens afwijken, afhankelijk van de lokale wetgeving. U kunt bij uw manager navraag doen of contact opnemen met Ecolab zoals hierin beschreven, voor de bewaartermijn die specifiek is voor uw rechtsgebied. Verder bewaren en gebruiken we persoonlijke informatie voor zover dit nodig is om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen (bijvoorbeeld als we uw gegevens moeten bewaren om te voldoen aan de toepasselijke wetgeving), geschillen op te lossen en onze juridische overeenkomsten en beleid te handhaven.

Houd er indien u buiten de Verenigde Staten bent, met name als u verblijft in Canada, Brazilië, de Europese Unie ('EU'), de Europese Economische Ruimte ('EER'), Nieuw-Zeeland, de Republiek Zuid-Afrika, Zwitserland, het Verenigd Koninkrijk of andere landen met soortgelijke wetgeving inzake gegevensprivacy, rekening mee dat wij en onze servers zich in de Verenigde Staten bevinden. Alle informatie die u ons verstrekt, kan worden overgebracht naar en verwerkt in de Verenigde Staten of andere landen in de wereld waar wij zaken doen. Hoewel dit ontvangers van informatie kan omvatten in landen waar mogelijk een lager niveau van wettelijke bescherming voor uw persoonlijke gegevens geldt dan in uw land, spannen wij ons in om uw gegevens te beschermen in overeenstemming met de wettelijke vereisten die van toepassing zijn in uw specifieke rechtsgebied en ondernemen wij stappen om alleen te delen met derden die vergelijkbare bescherming bieden. Door persoonlijke informatie en andere gegevens in te brengen en te verstrekken die Ecolab op legitieme wijze kan verzamelen, verwerken, gebruiken of overdragen in verband met uw relatie met Ecolab, stemt u er ondubbelzinnig mee in dat uw informatie wordt verzameld, verwerkt, gebruikt en overgedragen zoals hierin beschreven.

Ecolab voldoet aan het EU-VS raamwerk voor gegevensbeveiliging ('EU-VS DPF'), de Britse aanvulling op de EU-VS DPF en het Zwitserse/Amerikaanse raamwerk voor gegevensbeveiliging ('Zwitserse-VS DPF') zoals vastgesteld door het Amerikaanse Ministerie van Handel (gezamenlijk het 'DPF-programma').

Ecolab heeft bij het Amerikaanse ministerie van Handel verklaard dat het zich houdt aan de EU-VS-beginselen voor gegevensbescherming ('EU-VS-DPF-beginselen') bij de verwerking van persoonlijke informatie die is ontvangen uit de EU en het VK. Ecolab heeft tevens bij het Amerikaanse ministerie van Handel verklaard dat het zich houdt aan het Zwiterse/Amerikaanse beginselen voor gegevensbescherming ('Zwitserse-VS DPF-beginselen', samen met 'EU-VS DPF-beginselen' hierna 'Beginselen' genoemd) bij de verwerking van persoonlijke informatie die is ontvangen uit Zwitserland. Is er sprake ivan een conflict tussen de voorwaarden in dit Privacybeleid en de EU-VS DPF-beginselen (inclusief de Britse uitbreiding) en/of de Zwitserse-VS DPF-beginselen, dan zijn de Beginselen doorslaggevend. Om meer te lezen over het raamwerkprogramma voor gegevensbescherming en onze certificering te bekijken, gaat u naar https://www.dataprivacyframework.gov/. Om de complete lijst van deelnemende organizaties te bekijken, gaat u naar https://www.dataprivacyframework.gov/s/participant-search. Onder bepaalde omstandigheden kan Ecolab aansprakelijk blijven voor de handelingen van bepaalde derden, indien deze derden persoonlijke inormatie uit de EU, het VK, Gibraltar en/of Zwitserland verwerken die Ecolab aan hen bekendmaakt op een wijze die onverenigbaar is met de Beginselen.

Als u vragen of klachten hebt over de manier waarop wij met uw persoonlijke informatie omgaan in het kader van de DPF, kunt u contact met ons opnemen via de contactgegevens in het onderstaande gedeelte 'Neem contact met ons op'.  Als u nog steeds een specifiek privacyprobleem hebt dat niet is opgelost nadat u uw privacyvraag of -probleem rechtstreeks met Ecolab hebt besproken, heeft Ecolab toegezegd samen te werken met het panel dat is opgericht door de EU-gegevensbeschermingsautoriteiten (DPA's), het Britse Information Commissioner's Office (ICO) en de Zwitserse federale gegevensbeschermings- en informatiecommissaris (FDPIC) met betrekking tot onopgeloste klachten over onze verwerking van persoonlijke informatie die is ontvangen in overeenstemming met het EU-VS DPF en de Britse uitbreiding van het EU-VS DPF en het Zwitserse-VS DPF. Zoals beschreven in het DPF-programma hebben personen wellicht de mogelijkheid om bindende arbitrage te selecteren voor de oplossing van hun klacht met betrekking tot persoonlijke informatie die afkomstig is uit de EU, het VK, Gibraltar of Zwitserland. Bezoek de website van het DPF-programma die hierboven gelinkt staat voor actuele informatie.

Ecolab is onderworpen aan de onderzoeks- en handhavingsautoriteit van de Amerikaanse Federal Trade Commission met betrekking tot het afdwingen van naleving van het DPF. Daarnaast kunnen overheidsinstanties in de VS, waaronder maar niet beperkt tot de Amerikaanse federale overheid, onder bepaalde omstandigheden rechtmatige verzoeken indienen bij Ecolab om bepaalde persoonlijke informatie te verkrijgen waaraan Ecolab moet voldoen.

De volgende gelieerde bedrijven van Ecolab in de VS leven ook de DPF-beginselen na:

• Abednego Environmental Services, LLC
• Chemlink Laboratories, LLC
• Ecolab (Guam) LLC
• Ecolab Manufacturing Inc.
• Ecolab Production LLC
• Ecolab USA Inc.
• Flottec, LLC
• Nalco Company LLC
• Nalco Contract Operations, LLC
• Nalco Industrial Outsourcing Company
• Nalco Production LLC
• Nalco US 1 LLC
• Nalco Wastewater Contract Operations LLC
• Pest Management LLC
• Quantum Technical Services, LLC
• Wabasha Leasing LLC

Ecolab will take reasonable steps to protect your personal information in Ecolab's possession and secure against risk of loss, misuse, unauthorized access, disclosure, alteration, and destruction. We nemen industriestandaard beveiligingsmaatregelen die zijn ontworpen om de veiligheid te beschermen van alle informatie die tijdens de arbeidsrelatie verzameld wordt. Ecolab herziet zijn beveiligingsmaatregelen regelmatig om de privacy van persoonlijke informatie te garanderen. De veiligheid van informatie die via internet of een mobiel apparaat wordt verzonden, kan echter nooit worden gegarandeerd. Wij zijn niet verantwoordelijk voor het onderscheppen of onderbreken van communicatie via internet of voor wijzigingen in of voor veranderingen aan of verlies van gegevens.

You are responsible for maintaining the security of any password, user ID or other form of authentication involved in obtaining access to password protected or secure areas of Ecolab's systems to which you have been granted access based on your position. Om u en uw informatie te beschermen, kunnen we uw toegang tot de systemen van Ecolab zonder voorafgaande kennisgeving opschorten in afwachting van een onderzoek als er een vermoeden van een inbreuk op de beveiliging bestaat.

Ecolab will take reasonable precautions to ensure that your personal information is only used for the purposes for which it was collected as described in this Employee Privacy Notice. Ecolab doet het nodige om ervoor te zorgen dat persoonlijke informatie relevant is voor het beoogde gebruik en accuraat, volledig en actueel is. Ecolab vertrouwt echter op uw hulp bij het verstrekken van nauwkeurige updates van uw persoonlijke gegevens.

Ecolab reserves the right to modify this Employee Privacy Notice from time to time in order that it accurately reflects the regulatory environment and our data collection principles. When material changes are made to this Employee Privacy Notice, Ecolab will provide you with the revised notice. This Employee Privacy Notice was last modified as of November of 2024.

Heeft u vragen of opmerkingen over deze privacyverklaring of de door Ecolab geleverde dienst, neem dan contact met ons op via 844-880-8355 of dataprivacy@ecolab.com.